Je kent het vast wel: je hebt het gevoel dat je veel tijd kwijt bent aan bedrijfsprocessen, waar je eigenlijk niet te veel tijd aan wilt besteden. Maar je hebt geen idee hoe je dit efficiënter kunt laten verlopen. Lees deze blog voor tips om bedrijfsprocessen soepeler te laten verlopen. 

Schakel hulp in

Als jij geen idee hebt over hoe je standaard processen kunt versnellen, is het slim om een specialist of adviseur in te schakelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een ICT-specialist, die jou kan helpen met bijvoorbeeld digitale automatisering. Deze kan helpen door bijvoorbeeld tools aan te reiken die handig zijn voor het automatiseren van jouw bedrijfsprocessen. Op de lange termijn kan je bedrijf hier veel baat bij hebben. Zo hoeven jij en je werknemers minder tijd te besteden aan saaie taken en is er dus meer efficiëntie op de werkvloer. 

Kijk naar de workflow

Een workflow is een repeterend patroon van activiteiten binnen een bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan het proces voor het maken van een vacature. Zo wordt eerst de vacature geschreven door iemand, daarna moet iemand de vacature stijl en vorm geven en tot slot moet iemand deze goedkeuren. 

Zo’n proces noem je een workflow. Dit soort processen kunnen veel tijd innemen als jij bijvoorbeeld een groot bedrijf hebt met meerdere werknemers in dienst. Ook is een dergelijk proces gevoelig voor fouten, omdat vaak meerdere acties door meerdere mensen worden uitgevoerd. Daarom is het handig om hiervoor een workflow management-systeem te gebruiken. Zo’n workflow programma beheert deze processen en zorgt ervoor dat deze taken worden uitgevoerd door de juiste personen. Natuurlijk stel je wel zelf in hoe het programma te werk moet gaan. 

Veel grote bedrijven maken dan ook gebruik van zulke workflow management systemen en kunnen het zich haast niet voorstellen om zonder zo’n systeem te werken. Een workflow systeem is daarom erg aan te raden om bedrijfsprocessen te boosten. 

Bespreek het met jouw werknemers

Soms is het ook goed, om even rond te vragen bij je werknemers over wat er beter kan binnen het optimaliseren van je bedrijfsprocessen. Vaak kun je zo een beter idee krijgen van het probleem. Ook kunnen je werknemers misschien helpen met het zoeken naar een geschikte oplossing. Je kan er bijvoorbeeld misschien een project van maken, waarvoor iedereen een uurtje per week voor vrij moeten maken. Dit zal enorm helpen met het optimaliseren van de werkprocessen.